那些不知道OA的人，还在用微信处理工作

你有没有遇到过一觉醒来，微信工作群里上百条信息，感觉整个人要“爆炸”的情况？

你有没有遇到过领导发在微信群里的文件，等你下载的时候发现已经过期了?

你有没有遇到过审批跑断腿的情况？找不到领导，签不了字，审批永远被卡住...

微信一响，焦虑万千！

之前看到这样一则报道，同样表达了现在“打工人”遇到的工作困扰：

一位基层员工在采访中描述了其沦为“微信工作奴”的状态：多个部门的微信工作群每日必报到并传报相关材料，每次出门要带五部工作手机，里面是各部门不同的工作系统要填报，所有手机24小时保持开机……

可以看得出，传统的办公方式存在以下问题：

1. 审批繁琐，需要反复沟通，来回跑腿，效率低还容易出错；

2. 办公多为纸质单据，excel统计数据，不必要的重复劳动费时费力；

3. 档案/物资管理不透明，进出情况不能及时更新，每次查信息都要翻阅大量资料；

4. 数据分析能力弱，人工费分析易出错。

那么如何才能解决这些痛点呢？先来看一个案例

某公司作为国内知名的汽车制造与销售厂商，项目占地约2200亩，主要建设内容包括整车四大工艺车间、发动机工厂、物流集配中心、成品车停放场以及公用配套设施。

通过这个案例可以看出引入OA系统能为企业带来什么？可以用四个字来总结：提质增效！

提质，是要提高工作质量

增效，是要增加工作效率

具体怎么提质增效，这里我结合一些公司在管理过程中的实际场景展开说说：

一、审批流繁琐低效

审批流，是OA 系统的最核心模块，大部分的功能模块都会和审批流关联，一个好的审批流管理方案，能极大减少业务运转和实施的工作量。

典型痛点场景

请假审批、费用申请需要拿着纸质审批单去找领导签字，层层审批后才能通过。尤其疫情期间，因特殊情况需要出入生活区的员工，需经过公司防控办公室批准，线下化的审批流程不便捷。

解决方案

为了让审批流程更便捷，华鹤公司利用移动办公平台上线了“出入申请”模块，用手机进行线上申请，相关人员可在第一时间进行传阅审批。

方案效果

生活区安保人员作为该流程的最后执行者，提前知晓了出入车辆及人员的申请后，不仅不必出门问询接触，降低了感染风险，而且提高了人员通行效率。

每天乘坐通勤车的上班人员则可以使用“扫码签到”模块进行签到，核实乘车人员信息的效率也随之提高。

二、纸质单据多又乱

单据表格的收集是OA系统里另一个重要的功能模块，包括行政类单据，如请假单、设备申请单、用车申请单等；统计调查类单据，如人员信息统计表、团建活动报名表、调查问卷等。

典型痛点场景

纸质单据多又乱，不必要的工作量太多，表格管理时常产生重复劳动，比如一个数据在不同地方提交好几次，一张表格重复打印等等

解决方案

针对以上痛点，OPPO（苏皖）引入了OA系统的人事管理模块，各种表单可以随时随地在线录入，实时流转、自动更新。

同时，在仪表盘进行各维度分析，直观体现各类人事数据。劳动合同管理、到期提醒等也可以与此结合，或者人均销量分析、人员能力分析等等，关于“人”的数据都可以进行分析。

具体实现功能如下：

方案效果

100%减轻统计难题：数据工厂快速加工数据，一键生成个性化报表实时呈现前后台数据，实现了业务数据的集中汇总、分析、处理

三、物资管理混乱不透明

典型痛点场景

由于企业业务较多，物资的管理难度也比较高，员工之间信息共享不及时，物料制作流程混乱，物料管理不容易规范。

解决方案

OPPO（苏皖）将物料管理中的各个细小业务融会贯通，物料的申请、调动、制作、查询均可通过OA系统实现。

方案效果

物资进出情况全程追踪，规避物资去向不明、丢失等问题，整体管理效率和有序性得到明显提升。

四、数据分析能力弱

大数据时代，数据收集对于任何一家企业都是至关重要的，数据的收集与分析影响着公司的决策效率以及决策精准度，一般包括公司内部数据的收集分析和公司外部数据的搜集分析。

典型痛点场景

数据的收集一般都是采用专门的调查问卷类软件，虽然很好的实现了数据搜集的需求，但是这些软件缺乏良好的数据分析能力，收集到的数据还得派专人进行二次数据分析，费时费力。

解决方案

上汽通用五菱（重庆）引入OA系统，搭建相关应用模块收集数据，后台系统可以将搜集到的数据进行自动化分析，生成实时数据报表，还能导出搜集来的数据结果。

方案效果

统计时间节约了40%，数据分析效率提升了50%

上面的痛点通过引入OA系统得以解决，那么对于完全没有了解过OA的人或者公司来说，如何选用一款好用的OA系统呢？这里就为大家提供一个软件选型的参考准则：

先来总结一下，一款好用的OA管理软件应当做到以下几点：

1、协调流程审批，协同员工关系

2、提升办公效率，增强企业竞争力

3、加强组织管理，降低企业成本

4、定制业务场景，满足个性化需求

具体来说，一款好用的OA系统至少能够实现以下基础功能：

加分项

OA软件追求的不是功能的齐全，而是能满足企业自身业务发展需求，简言之就是能够满足个性化定制，并且能够操作简单便捷。

一款真正好用的OA软件，除了满足企业的日常管理需求，更重要的是软件平台可自定义程度，自定义程度越高，越有可能配置出最适合公司的产品。

以上，希望对各位有帮助，案例中用到的OA系统可以自行体验：简道云-OA