玩转Office004,揭秘最基础Excel保存功能，你或许不一定会用

OFFICE软件中，最基础的操作应该就是“打开”和“保存”了吧？但是，这么简单的“保存”你真的会用吗？今天给大家讲讲“保存”那些事，会使你眼前一亮！

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我把本期讲述的内容做了一个表格，顺便用这个表格做操作演示。

一、自动保存

Excel有定时自动保存功能。设定后，excel会隔段时间自动保存，并储存在本地。如果表格崩溃或者忘记保存，可以通过自动保存的内容找回。

1. 保存设定。设定方法很简单，“文件”-“选项”-“保存”，可以设置自动保存的时间、位置和类型。

看一下动图的演示：

2.恢复。可以通过两种方法进行恢复。方法一：“文件”-“信息”-“版本”，如下图

方法二：“文件”-“选项”-“保存”，复制文件保存位置，在“我的电脑”中对照路径，打开对应的文件夹，打开文件即可。

看一下动图演示，方法一：

方法二的动图：

二、压缩照片

如果excel文档中有照片，可以对照片进行压缩，使文件变小，方便发送、保存、传输。但是照片质量会受影响。

“文件”-“另存为”-“浏览”-“工具”-“压缩照片”，选择比目前设定高的分辨率，进行压缩，例如，从220ppi变到96ppi（注意一下，从低变到高不会提升照片质量）

看一下动图：

三、添加信息、缩略图

为了方便文档的管理，可以在excel中添加文档信息和作者信息，可以显示缩略图。

步骤：“文件”-“另存为”-“浏览”-“隐藏文件夹（图中显示文件夹位置）”填写相关信息，勾选“保存缩略图”。

设定后，在文件中用“内容”和“超大图标”视图查看，就能分别看到效果，看一下动图演示：

四、保存只读模式

可以在另存为时设定只读模式。设定后，在只读模式下打开文件，文件不能修改保存，只能修改后另存为副本文件。此功能可以保护原文件不被修改。要想去掉“只读模式”，变为“兼容模式”，重新另存为后去掉。

步骤为：“文件”-“另存为”-“浏览”-“工具”-“常规选项”，勾选“建议只读模式”。

设定、保存、修改的具体步骤见动图：

五、加密保护

如果你的excel中藏着私密数据、私密密码、私密照片……你肯定不希望别人看到。那么，就可以对文档进行加密保护。

步骤：“文件”-“信息”-“保护工作簿”-“用密码进行加密”输入两次密码进行加密。要想去掉密码，重复以上步骤，把密码删除即可。

看一下动图演示：

同时，保护工作簿中还有其他功能，大家自行尝试。

六、自动保存备份

Excel有个“自动备份”功能很实用。建议大家认真体会。设置自动备份后，每做一次“修改”“保存”，系统会自动生成一个备份文件。一定要注意，这个备份文件，是修改、保存前的那个版本（为了防止你误修改，特别体贴）。而且，每次修改保存后，备份文件是自动更新到上一个版本，非常好用！

步骤如下：“文件”-“另存为”-“浏览”-“工具”-“常规选项”，勾选“生成备份文件”

具体步骤见动图：

要注意，如果你把文档设定了“加密保护”，但是，生成的备份文件是没有密码的！要想不生成备份文件，重复上述步骤，取消勾选。

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