跟员工沟通沟通

不管是约出去吃饭、讲手机，还是透过电子邮件，跟员工沟通的重要性，就跟应该好好孝顺父母一样，很少有人不同意。然而，心里明明知道要做，但不是没空做，就是找不到好的方法。

公司杂誌（Inc.）日前访问了几位人力资源专家学者，整理出主管跟员工有效沟通的几个原则：

▓把沟通当作非完成不可的工作。让自己抱持沟通心态的最简单方法，就是把它视为一个待办事项规划。依照主管个别工作情况，而有不同的最佳安排。如果主管有时间，可以每天固定花十五分钟，轮流跟不同的部属进行一对一谈话，一方面了解每位员工目前的情况，一方面激励他们。主管也可以选择一天工作要开始时，集合整个工作团队统一简短谈话。

▓确保员工听到了。沟通的方式跟沟通的内容一样重要。主管要了解自己的长短处，看自己比较擅长用说的，还是用写的。选择员工最能正确接收到自己讯息的方式进行沟通。有些沟通只适合面对面，包括主管希望解决冲突、主管告知员工坏消息等；有些沟通则适合轻鬆随性，例如不定时举办聚餐，让同事聊聊自己的生活。

▓认真準备内容。一般人在听一段谈话时，通常只能记得三到五个重点，因此说得过长，可能混淆了沟通的主旨，达不到效果。主管事先花点时间，规划一下谈话的内容与顺序，力求简洁清晰。

▓慎选沟通地点。在哪里进行沟通，影响谈话的氛围。例如，如果是主管把员工叫进办公室，主管占了阶级上拥有权威的优势；反之，如果是主管走进部属的办公室，双方则比较像是同事合作。不同的沟通内容适合不同的地点。

▓建立一套员工可以表达想法的系统。例如意见箱、员工专线等，无论形式是什么，确保员工能够匿名表达，是重要关键。

▓回应员工的回馈。主管一旦开口询问了员工的意见，就必须认真看待，否则员工会发现主管只是做做样子，比没有询问还糟。遇到可以採纳的意见要确实执行，而认为不能採纳的，则要向员工解释原因。另外，适时给予员工的回馈奖励，例如公司因为员工提议而节省的支出，拨出一定比例当奖金。

▓偶尔安排越级沟通。跟低自己二到三级的部属谈话，确保自己不是完全不了解第一线员工的实际工作情况。

来源：EMBA网站（2010年4月）